Solicitação de veículo
No menu de solicitação de veículo, será feito o gerenciamento e aprovação das solicitações de uso dos veículos cadastrados no módulo de frotas do add-on B1Plus©. Os usuários que precisarem do uso de um dos veículos da empresa que estão cadastrados, deverão ter acesso ao menu de solicitação de veículo e, ao solicitarem, o administrador de frota fará ou não a liberação. O usuário que fará a solicitação irá acessar o Menu Frotas / Máquinas > Solicitação de Veículo
Figura: Tela de cadastro de solicitação de veículos no add-on B1Plus©.
O usuário solicitante deverá preencher todos os dados da solicitação do veículo, os quais serão:
Código da solicitação: código sequencial do documento no SAP Business One;
Data da Solicitação: campo data para indicar a data da solicitação. Se aconselha não fazer solicitação retroativa e manter o módulo de frotas atualizado;
Usuário: nesse campo deve ser selecionado o usuário que está inserindo a solicitação;
Solicitante: nesse campo deve ser selecionado quem será o colaborador solicitante do veículo. Pode ser ou não o mesmo que o usuário;
Data e Hora da Saída: indicar a data e hora da saída. Se aconselha não fazer solicitação retroativa e manter o módulo de frotas atualizado;
Destino: indicar o destino da viagem solicitada;
Data e Hora do Retorno: apenas no retorno, indicar a data e hora correta para o retorno da viagem. Se aconselha não preencher a data do retorno antes do efetivo retorno e manter o módulo de frotas atualizado;
Motivo da solicitação: indicar nesse campo o motivo da solicitação para a viagem indicada;
Tipo do Veículo: indicar o tipo de veículo solicitado, conforme o cadastro de tipos de veículos;
Setor da Atividade: indicar o setor da atividade para qual está sendo feita a solicitação de veículo, conforme o cadastro realizado anteriormente;
Tipo da Atividade: indicar o tipo da atividade para qual está sendo feita a solicitação de veículo, conforme o cadastro realizado anteriormente;
Observação: campo livre para observações;
Indicador de uso: selecionar um indicador de uso para qual está sendo feita a solicitação de veículo, conforme o cadastro realizado anteriormente;
Status: o status da solicitação inicial será como pendente para todas as solicitações;
Abaixo exemplo de solicitação cadastrada no módulo de Frotas / Máquinas:
Figura: Tela de cadastro de solicitação de veículos no add-on B1Plus© preenchida.
A partir da inserção da solicitação, pode ser criado um alerta customizado para os administradores de frota que é necessário aprovar uma solicitação. Esses alertas podem ser feitos diretamente pelo responsável da implantação do módulo na empresa que usa o SAP Business One ou pela consultoria que está fazendo a implantação.
Caso um usuário que não seja administrador de frotas tente autorizar uma solicitação, aparece a mensagem com tarja vermelha de erro, conforme abaixo:
Figura: Tela de cadastro de solicitação de veículos no add-on B1Plus© com detalhe de erro de liberação sem permissão.
Os administradores poderão mudar o status da solicitação de veículo, os quais poderão ser:
Figura: Tela de cadastro de solicitação de veículos no add-on B1Plus© com detalhe de liberação com permissão.
Pendente: todas as solicitações entram no sistema como pendente, aguardando posição do responsável pelas frotas;
Autorizado: significa que a solicitação entrou na programação e não pode mais retornar para pendente;
Em Trânsito: para ser atribuído este status a solicitação deve estar como autorizada e significa que o veículo está atendendo à solicitação através do apontamento de veículo e seu status estará como em uso;
Não autorizado: solicitação rejeitada - requer que seja informado a justificativa, com este status a solicitação não pode mais ser editado o status;
Fechada: significa o atendimento da solicitação, para inserir este status na solicitação é necessário a existência de apontamento de veículo informando o número da solicitação;
Cancelada: status pode ser atribuída, exceto quando apontamento em aberto para a solicitação. Ao modificar o status para autorizado, o administrador deve indicar qual veículo será utilizado:
Figura: Tela de cadastro de solicitação de veículos no add-on B1Plus© com detalhe na indicação do veículo pelo autorizador.
Ao autorizar uma solicitação, o veículo e a solicitação são liberados para os devidos apontamentos.