Processo de Qualificação dos Fornecedores

Para que ocorra o processo de qualificação de fornecedor, é preciso que as configurações acima descritas estejam realizadas e que sejam feitos os documentos de entrada, sejam eles o recebimento de mercadoria ou a nota de entrada. Lembrando também que os documentos aparecerão para a qualificação desde que a data do recebimento seja maior que a configuração realizada nas configurações gerais.

Para a nossa documentação, utilizaremos o recebimento abaixo dentro do seguinte fluxo:

Figura: Mapa de relações de documentos inseridos no Sap Business One©.

Recebimento de mercadoria ou nota fiscal de entrada inserida com os itens os quais foram comprados:

Figura: Documento de recebimento de mercadorias inserido no Sap Business One©.

No exemplo acima já houve a nota fiscal de entrada, porém não é obrigatório que tenha sido feito a nota. A partir do momento que adicionamos o recebimento, já podemos seguir o processo de qualificação.

Inseridos os recebimentos de mercadoria, seguiremos para a criação da qualificação do fornecedor. A criação será no Menu Parceiros de Negócio > Qualificação de Fornecedores > Criar qualificação do fornecedor

Figura: Tela de criação de qualificação de fornecedores do add-on B1Plus©.

⚠️ Atenção: É aqui nesse momento que precisamos nos atentar, caso tenhamos qualificação em nota e em recebimento, para que não ocorram duplicidades.

No topo da tela de criar qualificação de fornecedores, podemos usar os campos de filtro e o tipo de qualificação, se será só fornecedor ou fornecedor x item e clicar em filtrar.

Após filtrar, teremos os documentos os documentos os quais estão pendentes para a qualificação do fornecedor. Será necessário selecionar os documentos e clicar em criar. O botão cancelar, nessa tela, funciona para cancelar o processo e fechar a tela:

Figura: Tela de criação de qualificação de fornecedores do add-on B1Plus© do tipo fornecedor.

O mesmo processo de filtro e criação funcionará para o tipo Item x Fornecedor, sempre se atentando ao tipo de documento o qual iremos usar como base da qualificação:

Figura: Tela de criação de qualificação de fornecedores do add-on B1Plus© do tipo fornecedor x item.

Criados todos os documentos de qualificação de fornecedor, seguimos para o próximo passo que é a inserção dos resultados. Para a inserção dos resultados, podemos seguir pelo Menu Parceiros de Negócio > Qualificação de Fornecedores > Resultado qualificação do fornecedor

Figura: Tela de resultados de qualificação de fornecedores do add-on B1Plus©.

Na tela de resultados usaremos os campos de topo para filtramos quais qualificações ainda não foram finalizadas, utilizando também o campo de status e tipo de documento para filtro. Sempre após preencher um campo de filtro é necessário clicar em pesquisar para o preenchimento da grid com as qualificações. Para a inserção de um resultado pela tela de resultado da qualificação, clicamos na seta amarela que aponta para o número da qualificação a qual queremos inserir os resultados:

Figura: Tela de resultados de qualificação de fornecedores do add-on B1Plus© e documento de inserção de resultados

Uma segunda maneira de inserirmos os resultados e fazermos a qualificação do fornecedor é pelo Menu Parceiros de Negócio > Qualificação de Fornecedores > Qualificação do Fornecedor x Item

Figura: Documento de qualificação de fornecedor do add-on B1Plus©.

Na tela de qualificação de fornecedor x item, podemos buscar qualificações pendentes ou qualificações já finalizadas e até mesmo inserir qualificações manualmente.

Seguindo o processo de qualificação, vamos continuar com o documento número 53. Esse documento é do tipo de qualificação item x fornecedor, vinculado ao recebimento de mercadoria 299 e ao item Z00002, com status aberto.

Figura: Qualificação de fornecedor do add-on B1Plus© com vinculo a documento de recebimento de mercadoria para inserção de resultados do tipo item x fornecedor

O modelo vinculado a qualificação de número de documento 53 é o modelo 02, o qual preencherá o ponto 02 com os resultados:

Figura: Modelo de analise 02 usada na qualificação do fornecedor do tipo item x fornecedor do add-on B1Plus©.

O primeiro preenchimento que devemos fazer para a qualificação do fornecedor será a pontuação de cada uma das análises e possíveis observações, conforme exemplo abaixo:

Figura: Qualificação de fornecedor do add-on B1Plus© com resultados e observações.

Indicadas as pontuações de cada uma das análises, para encerrarmos a qualificação, temos que modificar o status no topo do documento para fechado e indicar a assinatura do usuário que fez a qualificação. A assinatura só será obrigatória se assim for a configuração inicial do add-on B1Plus©. Caso o documento seja fechado com o status SKIP, o documento será encerrado, mas a pontuação não será lançada no fornecedor, conforme abaixo:

Figura: Qualificação de fornecedor do add-on B1Plus© com resultados e fechado com status SKIP.

Nenhum ponto no cadastro do parceiro de negócio foi atualizado:

Figura: Aba de qualidade no cadastro do parceiro de negócio após finalização do resultado SKIP, sem modificações

Seguindo o processo de qualificação, usaremos o documento de qualificação 60, do tipo fornecedor e o qual já preenchemos as pontuações e observações:

Figura: Qualificação de fornecedor do add-on B1Plus© com resultados e modelo do tipo fornecedo.

Se existir a obrigatoriedade de assinatura eletrônica e tentarmos fechar a qualificação sem o preenchimento da assinatura, temos o seguinte erro: B1Plus: A assinatura digital não foi informada.

Figura: Erro ao tentar encerrar a qualificação de fornecedor do add-on B1Plus© sem assinatura

Após termos a assinatura digitada ou atualizarmos o documento de qualificação para fechado, quando não houver necessidade de assinatura, a pontuação será ajustada no topo do documento e teremos a seguinte mensagem de confirmação:

Figura: Encerramento de qualificação de fornecedor do add-on B1Plus© e mensagem de alteração de cadastro do parceiro de negócio.

Caso não seja confirmada a mensagem acima, o documento de qualificação não fechará e nem atualizará o parceiro de negócio. Ao confirmar a mensagem, o documento fecha e temos a atualização da pontuação e do status do parceiro de negócios:

Figura: Parceiro de negócio com valores de pontuação de resultados após encerramento da qualificação do fornecedor do add-on B1plus©.

⚠️Atenção ao processo de qualificação e mudanças de fórmulas:

Fórmulas: as fórmulas devem estar condizentes com o processo, pois podem ocasionar pontuações exacerbadas no processo, conforme exemplo abaixo:

Figura: Ponto de atenção para formulas e resultados exacerbados na qualificação do fornecedor do add-on B1plus©.

Com isso, um status de fornecedor pode ficar ser a atualização correta, devido ao resultado ser maior que o que está cadastrado no range dos status:

Figura: Ponto de atenção para formulas e resultados exacerbados na qualificação do fornecedor do add-on B1plus© e que ficam fora do range cadastrado.

Caso seja necessário altera a formula de um dos modelos de análise já utilizados no processo de qualificação, a nova formula afetará apenas as qualificações inseridas e que ocorrerem a inserção de resultados e fechamento após a sua atualização. Essa mudança na formula não afetará resultados já inseridos que compõem a media do processo de qualificação.

Por exemplo: temos o modelo 01 com a formula (A + B + C) / 3:

A partir de um determinado momento é inserida uma nova analise e a formula passa a ser: (A + B + C + D) / 4:

Todos os resultados avaliados antes dessa mudança irão compor a média final e não serão alterados. Os novos resultados serão avaliados com base na nova formula e irão fazer parte da média para atualização do status do parceiro de negócio.

Uma última maneira de criar uma qualificação de fornecedor é manualmente, sem vinculo a documento. Para isso, devemos abrir a tela de qualificação de fornecedor x item e usar, a qual irá abrir no modulo de inserção de novo documento:

O primeiro ponto que precisamos escolher é o modelo de analise, que será um dos tipos de modelos já cadastrados:

O segundo ponto é a seleção de um dos fornecedores que possuam grupo configurado nos parâmetros da qualificação do fornecedor no B1Plus©:

Após inserir o fornecedor, podemos preencher, se necessário, qual documento estará vinculado a essa qualificação, se será um recebimento ou uma nota de entrada. Esse item não é obrigatório:

Após indicarmos o documento, quando necessário, adicionamos o documento de qualificação e retornamos no documento adicionado para fazermos a qualificação:

Qualificação finalizada, podemos encerrar o documento e validar a atualização de valores na pontuação do cadastro do fornecedor. O resultado final será sempre conforme a orientação da formula. Nesse caso, será 15 + 20 = 35:

No cadastro do fornecedor a pontuação será sempre a média de todas as qualificações realizadas. No nosso exemplo, três qualificações tiveram nota final 33,00 e uma qualificação nota final 35. A média será 33,50, que é a soma das quatro qualificações, dividido por 4 qualificações, com um resultado final 33,50 mantendo o fornecedor no status de aprovado:

Figura: Tela do cadastro do parceiro de negócio e aba qualidade com pontuação média das qualificações de fornecedor do add-on B1plus©.

⚠️Atenção: Uma vez executada a qualificação do fornecedor, mesmo que haja o cancelamento do recebimento, os pontos não serão estornados e farão parte da média para aquele ponto o qual a qualificação foi realizada.