Processo de faturamento com Ordem de Serviço vinculada a pedido de vendas

Processo de faturamento com Ordem de Serviço vinculada a pedido de vendas do SAP Business One©

No processo de faturamento e encerramento da ordem de serviço vinculada a ordem de serviço, usaremos para seguir o processo uma ordem vinculada a um pedido de venda e que teve apontamentos de horas, baixas de insumos e matérias primas finalizadas:

Figura: Tela de ordem de serviço do add-on B1Plus©.

Para que ocorra o faturamento, a aba de serviço, deverá deixar marcada a linha do serviço que será faturado com o flag na coluna pedido e indicar a quantidade que será emitida do serviço e, após preenchidos esses campos, usar a opção gerar entrega/pedido no botão ações:

Figura: Tela de ordem de serviço com detalhe do botão de ação para emitir pedido/entrega e campos da linha do serviço do add-on B1Plus©.

Logo após clicar na opção gerar entrega/pedido, abrirá um pop-up para confirmação da continuação do processo:

Figura: Tela de ordem de serviço com detalhe na mensagem para inserção de documento de pedido de venda/entrega do add-on B1Plus©.

Ao confirmar a continuação do processo, o add-on irá validar a configuração do add-on B1Plus em relação a gerar esboço ou não. Se o flag de gerar esboço estiver marcado, o documento de destino a ser gerado será um esboço. Caso contrário, será uma entrega efetiva.

⚠️Atenção: Não haverá mudança na geração do documento em relação a todas as informações que serão geradas, apenas será gerado como esboço ou diretamente.

Outro flag que será validado é se irá gerar pedido misto, com devolução de mercadoria e faturamento de serviço no mesmo documento ou não. Para a simulação abaixo, essa configuração ficará desmarcada e será gerado um esboço, pois manteremos a configuração conforme o exemplo abaixo:

Figura: Tela de configurações do add-on B1Plus© com detalhes dos parâmetros de esboços para documentos gerados a partir da ordem de serviço

Seguindo o processo de emissão do faturamento, será gerado em tela o pop-up sobre a confirmação dos insumos, questionando se emitirá a quantidade pendente de insumos:

Figura: Tela de ordem de serviço com detalhe na mensagem para emissão dos insumos pendentes do add-on B1Plus©.

Essa confirmação servirá para fazer a baixa dos insumos/quantidade de insumos que ainda não foram feitas as baixas na ordem de serviço. Ao confirmar, fará a baixa das quantidades pendentes. O processo continuará mesmo que, para esse caso, indique que não fará a baixa dos insumos pendentes.

Na sequência do processo, abrirá um pop-up perguntando se deve encerrar ou não a ordem de serviço.

⚠️Atenção: Esse processo é irreversível, somente fazer o encerramento se não existir mais faturamento ou pendencias para a ordem de serviço:

Figura: Tela de ordem de serviço com detalhe na mensagem para encerramento de ordem de serviço do add-on B1Plus©.

Um processo que poderá ocorrer ou não é a indicação de insumos matérias primas avulsas para fazer a devolução. Isso ocorrerá quando tiver inserido uma matéria prima que não está na estrutura do serviço, abrindo a tela abaixo. Aqui poderá ser ajustada a quantidade ou confirmar, clicando em OK para seguir o processo:

Figura: Tela de ordem de serviço com detalhe na seleção de matéria prima avulsa para devolução do add-on B1Plus©.

Finalizadas todas as confirmações, a tela de ordem de serviço emitirá uma mensagem. Ao ver no log de mensagens do sistema, temos as confirmações dos processos realizados:

Figura: Tela de ordem de serviço com detalhe nos logs de mensagens do SAP Business One© com base nas operações de faturamento do add-on B1Plus©.

Para esse caso, como foi gerado um esboço, deve ser aberto o relatório de esboços de documentos padrão do SAP Business One, que pode ser acessado pelo Menu Relatórios > Vendas e Compras > Esboço de documentos. Para esse caso, vamos marcar somente os relatórios de vendas geradas na data de execução do processo para essa documentação. No dia a dia, deve ser usado conforme a necessidade de cada processo:

Figura: Tela de relatório de esboço de documentos do SAP Business One©.

A executar o relatório de esboços, aparecerá os documentos que foram gerados pelo processo de ordem de serviço do add-on B1Plus para a ordem de serviço. Note que as observações indicam o número da ordem de serviço:

Figura: Tela de com lista de esboços de documentos gerados no SAP Business One©

Ao abrir os documentos, identificaremos que cada documento será relacionado a um processo, sendo um da devolução das matérias primas ou da cobrança do serviço.

Devolução das matérias primas:

Figura: Tela de esboço de entrega com a devolução das matérias primas gerados no SAP Business One©.

Cobrança do serviço:

Figura: Tela de esboço de entrega com o faturamento dos serviços gerados no SAP Business One©.

Nos casos em que o flag gerar pedido misto, contendo devolução de mercadoria e faturamento de serviço no mesmo documento, será gerado um único esboço contendo as duas operações:

Figura: Tela de com lista de esboços de documentos gerados no SAP Business One©

Figura: Tela de esboço de entrega com o faturamento dos serviços e devolução das matérias primas gerados no SAP Business One©.

Poderá existir, na cobrança do serviço, também o envio dos insumos utilizados no processo, desde que na linha do insumo esteja marcado a coluna pedido como SIM. Junto com essa informação do pedido, para o correto faturamento desses casos, a coluna preço deve ser preenchida com o preço que será usado no faturamento:

Figura: Tela de detalhe da informação de preço e de indicação no pedido de venda dos insumos da ordem de serviço do add-on B1Plus©.

⚠️ Atenção: importante avaliar se as utilizações e códigos de impostos estão corretos para minimizar as mudanças e atualizações dos documentos antes da inserção final.

Confirmadas as informações, o documento de entrega pode ser adicionado:

Figura: Tela de documento de entrega finalizador com o faturamento dos serviços gerados no SAP Business One©.

Esse documento será vinculado ao pedido de venda indicado na ordem de serviço:

Figura: Tela de mapa de relações da entrega e do pedido de venda vinculado a ordem de serviço no SAP Business One©.

Nesse documento de entrega não será gerado o valor do contas a receber para ser enviado ao cliente. Para comunicação do documento ao SEFAZ e geração do contas a receber dos serviços, o documento de entrega deve ser copiado para a nota fiscal de saída, usando a opção copiar para padrão do SAP Business One:

Figura: Tela de entrega de mercadoria com detalhe no processo de cópia para nota de saída no SAP Business One©

Copiado o documento para a nota fiscal de saída, é possível confirmar as informações e adicionar, finalizando assim o processo. O mesmo procedimento pode ser feito para a devolução das matérias primas ao cliente:

Para esse exemplo, a finalização do processo ocorrerá ao encerrar a ordem de serviço manualmente. Isso ocorrerá ao abrir a ordem de serviço e mudar o status para fechado:

Ao mudar o status para fechado, o add-on B1Plus verificará se falta algum processo. Caso a estrutura seja uma estrutura do tipo conjunto, será possível informar se houve sobra do serviço, abrindo o pop-up abaixo:

Ao confirmar para gerar a sobra, abrirá a coluna para informar a sobra a ser gerada a partir dessa ordem de serviço:

Dessa maneira, ao encerrar a ordem de serviço, ficará gravada a informação de sobra, que poderá ser utilizada posteriormente em outras ordens:

Figura: Tela de ordem de serviço do add-on B1Plus© fechada com detalhe no campo de sobra na aba serviços da ordem de serviço

Na aba sobras da ordem de serviço que gerou as sobras, mostrará o que foi gerado dos serviços de sobras.

⚠️Atenção: as sobras poderão ser até o máximo na diferença da quantidade de serviços do pedido de venda/quantidade base e o que foi realmente emitido. Na imagem acima, é uma unidade de sobra, pois a quantidade base é 2 e a quantidade emitida 1:

Para o uso de sobras, na próxima Ordem de Serviço emitida para o mesmo serviço, poderá ser indicado que serão utilizadas sobras. Nesse caso, deve-se selecionar o documento no qual a sobra foi gerada e informar a quantidade que será utilizada.

Para a emissão do pedido/entrega utilizando sobra, marque a opção utilizar sobra e indique a quantidade de serviços a emitir

Nessas situações, o serviço será normalmente emitido, mas a indicação mostrará que ele foi executado em outra Ordem de Serviço.

Figura: Tela de ordem de serviço do add-on B1Plus© fechada com detalhe na aba serviços e indicação de sobra para faturamento.

Nota: todo documento gerado pelo processo de ordem de serviço, nas linhas do documento, terá vínculo com a ordem de serviço que gerou o documento:

Figura: Tela de documento de entrega no SAP Business One© com detalhes dos campos de vínculo com a ordem de serviço do add-on B1Plus©.